フリーランスエンジニアの経費はどこまで?基準や注意点を解説

会社員エンジニアと違い、フリーランスエンジニアは自分で確定申告しなければなりません。

確定申告の書類を作成する際に、多くのフリーランスエンジニアが疑問に思うのが「どこまで経費として落とせるのか?」ではないでしょうか。

そこで本記事では、フリーランスエンジニアの経費について紹介します。経費に該当するものを一覧にまとめているので、ぜひ参考にしてください。

フリーランスエンジニアにとって経費精算が大切な理由

フリーランスエンジニアにとって経費精算が大切な理由を簡単にいうと、節税できるからです。

確定申告は、前年の所得から納税額を算出するためにおこなうものですが、できるだけ税金を少なくしたいのはすべてのフリーランスの願望でしょう。そこでしっかりとチェックしておくべきなのが経費なのです。

フリーランスの所得税は、【収入−経費=所得】で計算されます。

詳しく説明すると、年間の総収入から経費を差し引いた金額が所得となり、その所得にかかる税金が『所得税』となります。

なので経費の金額が高ければ高いほど所得金額がおさえられ、納税額が少なくなるということになります。

フリーランスエンジニアの経費はどこまでOK?

フリーランスは自分で経費を計算しなければならないため、基準がわからない人も多いでしょう。

結論からいうと、フリーランスエンジニアの仕事で必要なものはすべて経費として計上できます。

フリーランスエンジニアは職業柄、経費に該当するものが少なく感じるため、重視しない人も多いかもしれません。

しかし経費は控除金額に大きく関わってくるので、1年間の支出を洗い出して正しく申請し、上手に節税しましょう。

現段階で白色申告か青色申告か迷っている人は、「【令和最新】白色申告?青色申告?フリーランスはどっち?」を参考にしてください。

フリーランスエンジニアの経費率とは?

経費率とは、収入に対する経費の割合のことです。「(経費÷収入)×100」で計算され、エンジニアが該当するサービス業では、収入の50%が経費率の目安とされています。

ただし、具体的な基準が決まっているわけではないので、最終的な申請金額は自分で判断することになります。

あまりに高い経費は税務署から指摘される可能性もあるので、経費率をしっかり意識して経費を計上しましょう。

また、経費率は収入のコストバランスを示す重要な指標にもなります。

あたり前ですが、経費が収入を上回っていては利益がでません。収入以下の経費で活動することによってはじめてビジネスとして成り立つのです。

ただし業界によって経費率は異なるため、あくまでもフリーランスエンジニアは50%程度と覚えておくとよいでしょう。

フリーランスエンジニアの経費一覧

ここからは、フリーランスエンジニアの経費を具体的にみていきます。

「経費に該当するもの」「条件付きで該当するもの」「該当しないもの」の3つにわけているので、参考にしてください。

経費に該当するもの

家事関連費

自宅で仕事をしているフリーランスエンジニアの場合、家賃や光熱費の一部を経費にあてることができます。私生活と仕事の家事関連費を分けることを、「家事按分(かじあんぶん)」といい、それぞれの項目にもとづいて算出します。(家事按分についてはのちほど詳しく説明します。)

消耗品費

仕事で使うペンなどの文房具、マウス、パソコン、モニター、開発用ソフトウェア、充電器、プリンターのインク、紙類、デスクなどが該当します。ただし10万円未満で仕事に必要な物品に限ります。

旅費交通費

常駐先にいく交通費や打ち合わせでの移動費が該当します。ただし遊びにいく際の交通費は認められません。

通信費

フリーランスエンジニアに欠かせない、毎月のインターネット通信代(Wi-Fi代)やドメイン・サーバー代などのクラウド系サービス費用の一部も経費になります。また、スマホ代やクライアントとの電話代なども通信費に含まれます。

ただし全額ではなく、先ほど説明した「家事按分」にもとづいて算出した金額のみ該当します。

外注費

大型案件の場合、業務の一部を外注するケースもあり、その際に支払った金額を外注費として計上できます。外注する内容によっては源泉徴収が必要になることもあるため、事前に調べておきましょう。

新聞図書費

情報収集や勉強のために購入した技術書や新聞なども経費に該当します。また、有料サイトへの料金も経費として計上できますが、マンガなどのプライベートで楽しむものは対象になりません。

雑費

雑費とは、ほかのどの項目にもあてはまらない経費のことです。一時的な費用やスーツ代、研究のためのゲームソフト代などが該当します。

雑費は通常5〜10%までを目安にするのがよいとされており、あまり金額が高いと税務署から確認が入る可能性があります。

広告宣伝費

名刺やポートフォリオ・ホームページを作るのにかかった費用が該当します。また、イベントやセミナーの参加費、さらに仕事関係者への年賀状なども含まれます。

接待交際費

仕事の打ち合わせの食事費用が該当します。クライアントや仕事関係者の結婚式のご祝儀やお香典なども含まれます。また、友達や知人であっても、仕事に関わりのある間柄であれば経費として計上できます。

減価償却費

減価償却費とは、耐用年数が1年以上・価格10万円以上のパソコン、30万円未満の開発用ソフトウェアなどが対象になる経費です。こちらは一括で計上するのではなく、4年もしくは5年の分割で申請します。(青色申告で30万円未満の場合を除く)

ソフトウェア償却

こちらは30万円以上の開発用ソフトウェアが該当し、5年の分割で申請します。

固定資産

30万円以上のパソコンを購入した場合、固定資産となります。こちらも4年〜5年の分割で申請します。

条件付きで経費にできるもの

衣装代・美容代

仕事で使った衣装や、撮影などのために美容室やエステに行った場合なども、経費として計上できることがあります。ただし、洋服や美容は一般的にプライベートとみなされることが多く、明確な理由が示せる場合に限ります。

車両費

車を保有している場合、費用の一部を経費として計上できます。また、仕事で有料の駐車場に止めた場合の費用も「駐車代」として経費計上が可能になります。

経費に該当しないもの

プライベートな食事代

いうまでもありませんが、プライベートな食事代は経費では落とせません。食事代で経費にできるのは、仕事のために使った金額のみです。

国民健康保険・国民年金

国民健康保険や国民年金料は、事業者としてではなく個人に対してかかるものなので、経費には該当しません。ただし、1年間で払った金額を申請することで控除対象となります。

健康診断費用

フリーランスの場合、健康診断費用は経費になりません。また、医療費控除の対象にもならないので気をつけましょう。

所得税・住民税

こちらも個人にかかるものなので事業としての経費にはなりません。

「家事按分」の考え方や計算方法

自宅を作業場にしているフリーランスエンジニアにとって重要なのが、家事按分の計算です。家事按分は明確な比率の決まりがないうえに計算方法が複雑なため、混乱する人も少なくありません。

ここでは、フリーランスなら必ず知っておきたい按分比率計算について解説します。

地代家賃

地代家賃とは、「家」にまつわる仕訳のことを指します。計算方法は、床面積もしくは使用時間の2通りあります。

床面積で計算する場合は作業場所として使用しているスペース(PC机や椅子、仕事用の本棚などを置いている場所)のみを経費として計上します。

使用時間で計算する場合も考え方は同じで、仕事場として使用している時間で計算します。

また、仕事で使うコワーキングスペースやレンタルスペースを利用している人は、そちらも地代家賃として計上できます。

電気代

光熱費のなかでも業務と関わりの深い電気代は、時間もしくはコンセントの数から算出する方法があります。

時間で計算する場合は、1週間の業務時間とプライベートの時間の比率を計算し、それを1ヶ月の電気代にかけて金額を算出します。

コンセントの数から計算する場合は、家のすべてのコンセントを数え、仕事で使っているものとの比率を計算します。

仕事用のコンセントの数÷トータルのコンセントの数で按分比率をだし、1ヶ月の電気代にかけて計上します。

通信費

フリーランスエンジニアは、その職業ゆえインターネットに長時間つないでいることが多いと思います。

仕事中ずっとインターネットを使用している場合は日数から計算し、使用時間があまり多くない場合は時間で計算するとよいでしょう。

日数で計算する場合は、1週間で何日インターネットを使っているかから考えます。

1週間のうち5日使っているのであれば、7日÷5日で按分比率を出します。その数値に年間のインターネット料金をかければ経費が算出できます。

フリーランスエンジニアが経費計算をするときの注意点

ここからは、フリーランスエンジニアが経費計算をするときの注意点を紹介していきます。

経費に対して正しい知識がないと、のちのち問題が起こる可能性があります。これから紹介する4つのことに気をつけましょう。

領収書・レシートは捨てない

経費として計上するものの領収書やレシートは捨てずに保管しましょう。領収書やレシートは、「いつ・どこで・何を買い・いくらだったのか」の証明になります。

税務署への提出義務はありませんが、申請後も7年間の保管義務があります。また、調査が入った場合、提出しなければならないケースもあります。

領収書やレシートの管理を面倒と感じる人も多く、つい「あとで整理しよう」と溜めてしまうこともあると思いますが、できれば受取り後すぐにファイリングしておきましょう。

管理するときは年度ごとにまとめておくと、あとからすぐに探せるので便利です。

収支を帳簿に記入する

フリーランスエンジニアとして毎月いくらの収入があり、経費としていくら使っているのかを帳簿につけておきましょう。

帳簿はすべてのフリーランスエンジニアがつけなければならない書類で、収支の内訳を正確に記載する必要があります。

ノートに手書き、エクセルで作成、会計ソフトの使用など、どの方法でも構いません。帳簿に提出義務はありませんが、万が一、税務署から提出を求められたときに出せなければ、ペナルティを課せられる可能性があります。

経費率の割合を意識する

経費として計上できるものは多いですが、だからといって何でも経費にできるわけではありません。経費率の目安(フリーランスエンジニアの場合は50%程度)を守り、適切に申請しましょう。

なかには、「自分では経費だと思っていたけど、違った」というケースもあります。経費率があまりに高いと、税務署から調査が入る可能性があるので注意が必要です。

どこからどこまでが経費として認められるのか自分で判断できないときは、税務署に問い合わせてみるとよいでしょう。

独立の際にかかった準備費も経費になる

フリーランスエンジニアとして活動し始める前の、独立準備にかかった費用も経費として計上できます。

PCやデスク、勉強のための技術書など、仕事で必要なものを買い揃えると、それなりに費用がかさむものです。

経費で計上できるものは計上し、少しでも手元に残る金額を多くしましょう。

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まとめ

今回は、フリーランスエンジニアの経費について紹介しました。経費の計算や確定申告に必要な書類の作成が苦手な人は多いでしょう。

毎月の収支の把握や領収書やレシートの保管など、手間のかかることばかりです。しかし個人事業主として働くエンジニアにとって、経費の計算は欠かせません。

今回紹介した内容を参考に、フリーランスエンジニアの経費を正しく理解し、上手に節税しましょう。

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