この数年で多くの企業が対策を迫られたリモートワーク。オフィスに出勤しなくても業務が進められることから、働き方の幅も広がりを見せつつあります。
しかし、社員同士が離れて働くことにより、今までになかった問題点が浮き彫りになってきました。そのなかでもとくに懸念されているのが、コミュニケーションにまつわる問題です。
本記事では、リモートワークにおけるコミュニケーションの課題と解決方法について紹介します。スムーズなコミュニケーションで生産性をあげるためにも、ぜひ最後までご覧ください。
Contents
リモートワークでのコミュニケーションの課題とは
早速、リモートワークでのコミュニケーションの課題をあげていきます。どのような点が問題視されているのか、今一度確認しておきましょう。
コミュニケーション不足になりやすい
会社に出勤しなくても自宅で業務できるということは、単純に社員同士が顔を合わせて話す機会が減るということです。
リモートワークでは、メールやチャットなどの『文章』でのやりとりが主体となるケースが多く、Web会議ツールなどを使ったとしても限定された時間のみ接続するのが一般的です。
そのため、オフィスであればちょっとした質問と返事で済むものでも、リモートワークでは送ったメールやチャットに相手がいつ気づいてくれるかわかりません。
「すぐに社内の誰かと話せる」という状況ではないことは、スムーズな意思疎通の妨げになり、業務効率に影響を及ぼすこともあります。
進捗・勤怠管理しづらい
オフィスで一緒に業務をおこなっている場合なら、「誰がどこまで進んだか」というのはすぐに把握できます。
しかし、リモートワーク になると、それぞれが別の場所で業務しているため、1日1日の勤務状況をみることは難しくなります。
嘘をつくことは当然許されませんが、本人が「問題なく進めています」といえば、それを信じるしかありません。
また、労働時間の把握が困難なことから、「中抜け」や「長時間労働」など労働状況が管理しづらいことも課題となっています。
スタッフが孤独を感じやすい
実は、普段何気なくおこなっている雑談は、無意識にストレス解消や周囲とのつながりを感じる役割をしています。
オフィスに出勤している場合であれば、仕事の合間にちょっとした会話をしたり、廊下で偶然出会った社員同士で話したりということができますが、リモートワークになるとそうはいきません。
人と人が会う状況であれば自然と始まる雑談でも、リモートワークになると「わざわざ」話すシチュエーションを設ける必要があります。
リモートワークで感じるネガティブな感情などを共有できず、孤独感やストレスを抱えやすくなってしまうのです。
リモートワークでのコミュニケーションの課題を解決する方法
では、リモートワークで発生するコミュニケーションへの課題は、どのように解決すべきでしょうか？
以下で、その具体的な方法を紹介していきます。
コミュニケーションに役立つツールを導入する
リモートワークでの円滑なコミュニケーションに欠かせないのが、「コミュニケーションツール」です。この数年でさまざまなツールが増え、ITが苦手な人でも簡単に扱えるものも多くでてきました。
コミュニケーションツールは、大きく『Web会議ツール』と『チャットツール』の2つに分けられるため、業務内容などに合わせて選ぶとよいでしょう。コミュニケーションツールを導入することで連絡のハードルが下がり、社員同士が気軽に交流できるようになります。
おすすめのコミュニケーションツールを後ほど紹介しますので、そちらも参考にしてください。
コミュニケーション方法を見直す
コミュニケーションツールの導入とともに、これまでおこなってきたコミュニケーション方法を見直すのも有効です。
たとえば、「会議前の5分間は雑談する」や「オンラインランチ会を開催する」など、業務以外での交流を図るのもよいでしょう。
『リモートワーク＝コミュニケーションが取りづらい』と片付けてしまうのではなく、リモートワークをきっかけに、社員同士の距離感が縮まる仕組みを検討してみてください。
進捗状況や勤怠管理を可視化する
業務の進捗状況を可視化するには、スケジュール入力やグループチャットなどを活用し、常に情報を共有することが大切となります。
どのメンバーがどこまで進んでいるかを皆が把握することで、連絡やコミュニケーションのタイミングも掴みやすくなります。
ただし、過度な報告義務を課すとハラスメント問題に発展する懸念もでてくるため、適度なバランスを保つようにしましょう。
リモートワークにおすすめのコミュニケーションツール
ここからは、リモートワークにおけるコミュニケーションの課題解決に有効なツールを紹介します。ぜひ導入を検討してみてください。
Zoom
Zoomは、世界中で使われているWeb会議ツールです。リモートワークで導入した企業も多く、個人間でのやりとりにも広く使われています。
Zoomには以下の4つのサービスがあり、ビジネスに活用できる機能が充実しています。
- Zoomミーティング・・Web会議機能
- Zoomウェビナー・・セミナーや勉強会を実施する機能
- Zoomエデュケーションプラン・・教育向けZoom機能
- Zoom Rooms・・TV会議機能
Zoomを使うために特別な機器を買いそろえる必要はありません。パソコンに付いているカメラがあれば顔を見て話せて、資料やお互いのパソコン画面の共有もできます。
また、録画機能も付いているため、会議やミーティングに出席できなかった社員へのデータ共有も可能です。
Chatwork
Chatworkは、国内利用者数No.1のクラウド型ビジネスチャットツールです。1対1のチャットルームはもちろん、大人数でのチャットグループの作成も可能。
少人数までのチャットであれば無料で利用でき、チャット機能だけでなくタスク管理やファイル送信、ビデオ通話もできます。
また、GmailやGoogleカレンダー、クラウド会計ソフトfreeeなど連携できるツールが多く、Chatwork上で他のアプリの操作がおこなえます。ただし、投稿が流れていくため、古い投稿や話題を追うのが少々困難というデメリットもあります。
Slack
Slackも、Chatworkと同じビジネスチャットツールです。少人数から大人数まで同一のチャットルームに参加でき、最新の投稿がもっとも下に表示されます。
ChatworkもSlackの大きな違いは、国内企業が運営しているかどうかです。Chatworkは日本の企業が開発し、運営しているツールのためサポートに手厚く、現場スタッフが使いやすい設計になっています。
一方で、Slackはカスタマイズできる機能が多く、IT系企業に人気の高いチャットツールとなっています。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、マイクロソフト社製のコミュニケーションツールです。日本マイクロソフトが週休3日制を取り入れ、生産性が向上したというニュースをご存知でしょうか？
そのとき一役買ったのが、この「Microsoft Teamsを徹底活用したから」だといわれています。Microsoft Teamsは「ただのチャットツール」ではなく、 Office 365の各種サービスとの連携を図ることで、よりハイスペックなワークスペース提供に進化しています。
会議通知やタスクの割り振り、通話しながら資料の共同編集、アンケート実施などの多彩な機能を搭載することで、あらゆるシーンに対応できるシステムが構築されています。
コミュニケーションツールの活用方法と注意点
コミュニケーションツールを導入している企業のなかには、「うまく活用できない」と悩んでいるケースも少なくありません。
ツールを導入するうえでもっとも大切なのは、社員が使いこなして業務効率をアップさせることです。
そこで、コミュニケーションツールの活用方法と注意点を紹介します。
ツールの使用目的を明確にする
「せっかくツールを導入したのに、誰も使っていない……。」という状況では、ツールを導入した意味がありません。
まず社員から「なぜこのツールを導入したのか」という理解を得ること、そしてツールを使う目的をシェアしておきましょう。
また、一部の人だけが知っていて、他の人は知らないという状況も好ましくありません。社内全体にツールが浸透するよう、使用目的を明確にして周知するように努めましょう。
ツール活用のルールを決める
リモートワークで問題視されることの1つに「勤務時間外での連絡」があります。なかには、会社で規定されている勤務時間外にメッセージが届くことでストレスを感じる社員もいるため、対応時間に制限を設けるなどのルールを決めておきましょう。
また、発言の際には相手に「＠」をつけるなど、ツールの使い方についても細かくルールを決めておくと混乱を招くリスクが低くなります。
スケジュールの共有や成果はこまめに共有する
コミュニケーションツールを導入したら、社員がどのような働きをしているのかをシェアしましょう。スケジュールやカレンダーを共有することで、「今日、誰が何をしているのか」が把握できるようになります。
また、業務の進捗をこまめに共有しておくと、今後の予定を立てたりお互いを励ましたりというコミュニケーションが生まれやすくなります。
対面のように気軽に話せないからこそ、細かく共有することで「皆で仕事をしている」という一体感を作ることが大切です。
リモートワークでのコミュニケーションを活性化する方法
リモートワークでコミュニケーションを活発にすることは、生産性の向上にもつながります。そこで、リモートワークでのコミュニケーションを活性化する方法を3つ紹介します。
チャットツールに「雑談部屋」を作る
まず1つ目は、チャットツール内に「雑談部屋」を作ることです。ビジネス用に導入するチャットツールだとしても、仕事の話だけで終わってしまっては、少し淡白なやりとりになってしまいます。
そこで、仕事に関係ない日常や家庭、推しのことなど、社員が自由に話せる環境を作りましょう。仕事以外の話ができる環境があることでコミュニケーションが取りやすくなり、社員同士の距離感を縮めることが可能になります。
オンライン会議中に雑談の時間を作る
ZoomなどのWeb会議ツールを使ってミーティングや会議をする際、始まりや終わりの数分間に雑談の時間を作ってみましょう。とくに会議前に雑談を取り入れると、発言しやすい空気を作りやすく、スムーズに開始できるようになります。
画面越しとはいえ、顔をみて話をすることは人間関係の構築においてとても重要です。昨日食べたものや今日の天気、面白いニュースなど、簡単なネタで良いので、皆で話ができる雑談の時間を設けてみましょう。
1on1ミーティングを実施する
1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1でおこなう面談のことです。実施のペースは月1回や週1回などさまざまで、1回あたり30〜60分程度おこなうのが一般的です。
「上司と部下の面談」と聞くと、業績や勤務態度を評価するものと感じやすいですが、1on1ミーティングは部下の悪い部分を指摘するためではなく、育成することが目的のコミュニケーション方法です。
部下がより成長するために、課題や困っていることを聞き出し、上司が力になれることがないかなどを考えていきます。上司と部下のコミュニケーションが増えることで相互理解が可能になり、信頼関係の構築にも役立つ方法となっています。
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リモートワークがとくに浸透しているIT業界では、コロナ禍のあともリモート業務を継続する企業が多い傾向にあります。
そこで、リモートワークの環境を整えた人のなかには、「このままフリーランスになりたい」と考えている人もいるかもしれません。
フリーランスになると自分で仕事を取りにいく必要がありますが、これまで会社員として働いてきた場合、仕事を獲得できるか不安に感じる人も多いと思います。
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まとめ
リモートワークでのコミュニケーション不足は、多くの企業で問題視されています。「オフィスで顔を合わせる」というこれまでの日常がなくなったとしても、便利なツールの活用によってコミュニケーションを維持することは可能です。
どの社員も自由に発言できる雑談の環境整備など、意識してコミュニケーションが取れる場所を作ることが大切です。本記事を参考に、社員同士が積極的なコミュニケーションを取れるよう、さまざまな方法を導入して検証してみましょう。
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